Digitale Buchführung mit einem elektronischen Kassenbuch

Ein elektronisches Kassenbuch hat wie die traditionelle Papierversion die Funktion, sämtliche Bargeldgeschäfte von Unternehme(r)n lückenlos zu erfassen. Generell gilt mit Blick auf die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, dass keine Buchung auf einem sogenannten Kassenblatt ohne Beleg erfolgen darf, um Transparenz, Vollständigkeit und Richtigkeit wahren und jederzeit nachweisen zu können. In jedem Kassenbuch (unabhängig von der konkreten Form) muss der jeweilige Geschäftsvorfall inklusive Beleg samt Datum, fortlaufender Belegnummer, dem zutreffenden Steuersatz, der Umsatz- respektive Vorsteuer und der Höhe der jeweiligen Ausgabe oder Einnahme vermerkt werden. Der aktuelle Kassenbestand muss im Kassenbuch jederzeit ersichtlich sein. Ein elektronisches Kassenbuch ermöglicht dieses Buchungen mit Hilfe von Eingabemasken, die meistens an Excel-Tabellen erinnern. Die papierbasierte Version nutzt spezielle Formulare, die sorgfältig abgeheftet werden, nachdem sie gemäß den geschilderten Angaben ausgefüllt wurden. Generell sind alle Steuerpflichtigen, die Gewinne durch Bilanzierung ermitteln, zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet. Ein elektronisches Kassenbuch bietet den Vorteil, geschäftsrelevante Daten schneller und ggf. ortsunabhängig analysieren zu können, hierzu sind allerdings einige wesentliche Anforderungen zu beachten.

Elektronisches Kassenbuch: Praxisrelevante Anforderungen in der kompakten Übersicht

Wie bereits angedeutet, gilt für jedes Kassenbuch mit Blick auf die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, dass sich ein sachverständiger Dritter (insbesondere das Finanzamt, Betriebsprüfer und auch Steuerberater) schnell einen Überblick verschaffen können müssen. Demnach muss jeder Beleg bzw. Geschäftsvorfall eindeutig dokumentiert werden. In punkto elektronisches Kassenbuch bedeutet dies, dass Änderungen an getätigten Buchungen zwar möglich sind, diese aber ausreichend dokumentiert werden müssen. Eine fehlerhafte Buchung darf niemals einfach gelöscht werden, vielmehr hat eine Stornierung oder Umbuchung zu erfolgen. Der betreffende Beleg ist nicht zuletzt aus gesetzlichen Gründen für mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Der scheinbaren Flexibilität von elektronischen Kassenbüchern (der Reiz der schnellen Korrektur per Klick) werden also strenge gesetzliche Vorschriften entgegengesetzt. Aus der Unternehmenspraxis heraus empfiehlt sich, Aufzeichnungen im Kassenbuch für jeden Beleg täglich vorzunehmen, um nie den Überblick zu verlieren. Der Bargeldbestand ist so jeden Tag ermittelbar, ferner kann sich das Finanzamt oder der Steuerberater im Bedarfsfall einen schnellen Überblick verschaffen. Und generell gilt, dass gut geführte Bücher (also auch ein elektronisches Kassenbuch) die Grundlage für einen schnellen und reibungslosen Jahresabschluss sind.

Fazit zum Kassenbuch 2.0: die digitalen Möglichkeiten und Grenzen der Buchführung

Wir bieten eine Softwarelösung, mit der ein Kassenbuch digital geführt werden kann. Gerade für große Unternehmen mit vielen täglichen Geschäftsvorfällen ermöglicht ein elektronisches Kassenbuch eine bessere Übersicht als ein schnell in die Höhe wachsender Haufen von Kassenbelegen. Bei uns führen Sie Ihr Kassenbuch online, sodass berechtigte Benutzer auch ortsunabhängig Buchungen und Korrekturen vornehmen können. Ein solches elektronisches Kassenbuch bringt in punkto Rechtssicherheit den Vorteil mit sich, dass gesetzliche Änderungen gezielt berücksichtigt werden. Sogenannte Client-Software als Alternative hat den Nachteil, dass sie womöglich veraltet und den strengen Anforderungen des Betriebsprüfers nicht mehr genügt. Das einzig kritische Detail in Bezug auf ein elektronisches Kassenbuch ist, dass Geschäftsvorfälle nicht einfach gelöscht werden dürfen. Und hier zeigt sich, dass auch ein elektronisches Kassenbuch nicht völlig ohne Papier auskommt, denn jeder Beleg zu einem Geschäftsvorfall ist weiterhin aufzubewahren.

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