Kassenbuch führen im Verein

Eine korrekte Buchführung in einem Verein ist unabdingbar. Die Vergangenheit hat diesbezüglich gezeigt, dass schon kleinere Unachtsamkeiten zum Beispiel beim Erstellen eines Kassenbuchs zu steuerlichen Mehr- oder Nachbelastungen führen können. Daher sollten Sie beim Führen eines Kassenbuchs Professionalität und Seriösität walten lassen, bevor es bei einer entsprechenden Prüfung durch das Finanzamt zu nachhaltigen Problemen kommt. Bei der Vereinsbuchführung müssen Sie also Besonderheiten und spezielle Auslegungen stets berücksichtigen, um auf der sicheren Seite zu bleiben.

Das Kassenbuch dokumentiert Vereinsaktivitäten mit monetärem Hintergrund

Dabei informiert das Kassenbuch die involvierten Personen grundsätzlich über die Finanzlage des Vereins. Diesbezüglich muss der jeweils berufende respektive gewählte Kassenwart die Buchführung in der Form realisieren, dass sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums einem sachverständigen Dritten einen umfassenden Überblick über die finanzielle Lage des Vereins sowie über sämtliche Geschäftsvorfälle in Bezug auf den monetären Sektor ermöglicht. Wichtig ist es dabei, dass sich die jeweiligen Geschäftsvorfälle sowohl von ihrer Entstehung her als auch von der letztendlichen Abwicklung her detailliert nachverfolgen lassen. Folgende Kriterien sollten Sie diesbezüglich berücksichtigen:

  • Halten Sie Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich fest. So können Sie jederzeit den inventurmäßigen Ist-Bestand der Kasse mit dem Kassensollbestand vergleichen.
  • Verzichten Sie weitestgehend auf Änderungen. Wenn sich eine entsprechende Änderung nicht verhindern lässt, müssen Sie diese eindeutig erkennbar kennzeichnen. Empfehlenswerter ist es jedoch, dass Sie eine entsprechende Stornobuchung tätigen und anschließend den Geschäftsvorfall wieder neu in das Kassenbuch eintragen.
  • Achten Sie darauf, dass die Aufzeichnungen im Kassenbuch die tatsächlichen Vereinsaktivitäten dokumentieren, die letztendlich als maßgebliche Sachverhalte für die Besteuerung entscheidend sind. Verzichten Sie daher darauf, sämtliche Einnahmen bzw. Ausgaben ohne eine zweckmäßige Unterteilung aufzuzeichnen.

Vereinsveranstaltungen mit Bareinnahmen: Hier schaut das Finanzamt besonders genau hin

Finanzamt Eine hohe Bedeutung - gerade im Hinblick auf einen Verein zum Beispiel aus dem Bereich Fußball - kommt grundsätzlich den so bezeichneten Bareinnahmen zu. Während Einnahmen aus dem Ticketverkauf in der Regel einfach verbucht werden können, gestalten sich die Buchungsszenarien in anderen Zusammenhängen teilweise durchaus komplizierter. Falls Sie zum Beispiel Tanzveranstaltungen für die Jugendlichen in Ihrem Fußballverein durchführen und dabei Bareinnahmen durch den Verkauf von Getränken generieren, ist es diesbezüglich grundsätzlich erforderlich, dass Sie wirklich jeden einzelnen Geschäftsvorfall in Ihrem Kassenbuch erfassen. Einfacher ist es, wenn Sie bei Veranstaltungen dieser Art mit einer Registrierkasse arbeiten. So können Sie dann zunächst die Kasseneinnahmen über eine gesonderte Kasse bzw. Nebenkasse erfassen und anschließend die Summe der Tageseinnahmen im Kassenbuch dokumentieren. Entsprechende Urteile bzw. Beschlüsse (Beispiel: BFH, Beschluss vom 07.02.2008; X B 189/07) erlauben alleine schon aus Gründen der Praktikabilität diese Vorgehensweise.

Aufgliederung des Vereins in Bezug auf die Buchführung dient der Transparenz

Um nicht den Überblick über die zu erwartenden steuerlichen Belastungen zu verlieren, sollten Sie die einzelnen Segmente Ihres Fußballvereins in die Vermögensverwaltung, einen ideellen Bereich, einzelne Zweckbetriebe sowie die steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe aufgliedern und die angefallen Geschäftsvorfälle jeweils gesondert im Kassenbuch buchen. Diesbezüglich ist es auch wichtig, dass Sie das Kassenbuch auf die vereinsinterne Rechnungslegung fokussieren bzw. auslegen. Schließlich muss ein Verein zu jeder Zeit in der Lage sein, den Mitgliedern gegenüber Rechenschaft abzulegen. So muss im Kassenbuch deutlich gemacht werden, welche Abteilungen welche Kosten verursacht haben, mit welchen Veranstaltungen und Tätigkeiten Gewinne oder Verluste erwirtschaftet wurden oder an welcher Stelle Einsparungen vorgenommen werden müssen. Transparente Buchungen dieser Art entsprechen dabei prinzipiell den steuerlichen Aufzeichnungsvorschriften für Vereine. Die steuerlichen Vorgaben erfüllen Sie quasi optimal, wenn Sie darüber hinaus auch noch Sonderkonten für Lohnzahlungen, Wareneingang sowie Vermögensgegenstände einrichten. Eine doppelte Buchführung ist diesbezüglich für einen Verein zwar nicht erforderlich, aber die Kassenprüfer müssen anhand des Kassenbuchs sämtliche Vorfälle lückenlos nachvollziehen können.

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