Belege erfassen

Wie ein Kassenbuch aussehen muss und geführt werden muss, ist eindeutig. Doch wie kann Ihnen die Arbeit mit einem Online Kassenbuch abgenommen werden? Nachdem Sie Ihren ersten Beleg erfasst haben, verschaffen Sie sich einen Überblick über den Aufbau des Kassenbuches. Auch wie Korrekturen bei Tippfehlern oder ähnliches vorgenommen werden und welchen Einfluss das auf Ihr Kassenbuch hat erfahren Sie in diesem Beitrag.

Den ersten Beleg erfassen

Beleg erfassen Je nachdem, ob der "elektronische Modus" eingeschaltet wurde, können Sie dem zu erfassenden Beleg ein Datum zuweisen. Ist der "elektronische Modus" eingeschaltet, so ist dies aus finanzrechtlichen Gründen unterbunden, denn bei einem finanzamtsicheren Kassenbuch müssen Belege noch am selben Tag erfasst werden. Führen Sie jedoch ein Haushaltsbuch für private Zwecke, so kann auf den elektronischen Modus verzichtet werden, denn hier ist es oft praktisch Belege nachwirkend zu erfassen.

Jeder Beleg kann entweder eine Ausgabe oder eine Einnahme reflektieren. Einer dieser beiden Werte ist also immer "0". Jede Einnahme oder Ausgabe ist auch mit einem Umsatzsteuersatz verbunden. Die enthaltene Umsatzsteuer muss später im Kassenbuch dargstellt werden. Hier werden Sie im Laufe der Zeit feststellen, dass hier Ihr am meisten benutzter Wert vorausgefüllt wird. Dies soll Ihnen das Erfassen Ihrer Belege erleichtern.

Für jeden, aus einem Beleg enstehenden, Buchungsvorgang kann optional ein Gegenkonto angegeben werden. Dies ist für Betriebe, die Ihre Buchhaltung nach der doppelten Buchführung ausüben (müssen) vorgesehen. Alle anderen können dieses Feld unter den Kassenbucheinstellungen deaktivieren*.

Zuletzt befüllen Sie die beiden optionalen Felder "Bemerkung" und "Tags". Das Feld Bemerkung, auch Buchungstext, dient dazu Belege wieder zu erkennen. Beschreiben Sie hier kurz, worum es bei Ihrem Beleg geht. Handelt es sich zum Beispiel um eine Einnahme durch einen Kunden, dann könnte die Bemerkung "Umsatz Müller" lauten. Bei dem Einkauf von Büroartikeln könnte die Bermerkung zum Beispiel "Einkauf Kugelschreiber" lauten. Aus diesen Bermerkungen werden automatisch "Tags" abgeleitet, welche Sie nach belieben ergänzen können. Die "Tags" werden zur Auswertung Ihres Kassenbuches verwendet.

Überblick

Überblick Beträge Nachdem Sie Ihren ersten Beleg erfasst haben, sehen Sie diesen auch schon in Ihrem Kassenbuch. Ihre Belege werden Ihnen nach Monaten sortiert präsentiert. Dabei werden Sie nach ihrem Datum sortiert und durchgehend nummeriert. Natürlich müssen auch die jeweiligen Einnahmen und Ausgaben und der sich daraus ergebende Kassenbestand aufgeführt werden.

Sie haben hier die Möglichkeit Ihre Belege zu editieren oder zu löschen. Wenn Sie den "elektronischen Modus" aktiviert haben, dann haben Sie zusätzlich die Möglichkeit sich die Änderungshistorie (falls Vorhanden) zu Ihren Belegen anzusehen (mehr dazu unter Beleg editieren bzw. Beleg löschen).

Beleg editieren

Belegfunktionen In der letzten Spalte der Übersicht finden Sie die Möglichkeit Ihre Belege zu editieren (blauer Button "Korrigieren"). Dazu wird das Ihnen schon bekannte Formular geladen. Zunächst mal liegt es nahe, Tippfehler oder andere Korrekturen vorzunehmen. Zu beachten sei allerdings, dass jede Änderung an Belegen dokumentiert und für das Finanzamt nachvollziehbar sein muss. Ist dies nicht der Fall, so erhebt das Finanzamt bei einer Prüfung den Verdacht auf Steuerhinterziehung (ein Excel Kassenbuch führt übrigens zu einem solchen Verdacht). Änderungen können Sie nur dann nachvollziehen, wenn Sie den "elektronischen Modus" eingeschaltet haben. Dann können Sie zu jedem Beleg auch eine Änderungshistorie (sofern vorhanden) aufklappen (gelber Button "zeige Änderungshistorie").


Beleg löschen

Belege können natürlich auch gelöscht werden. Dazu reicht ein Klick auf den roten Button "Löschen". Wie beim Korrigieren von Belegen ist auch hier für eine ordnungsgemäße Buchführung wichtig, dass dieser Vorgang nachvollzogen werden kann. Auch das deckt der "elektronische Modus" ab. Ein gelöschter Beleg wird in der Übersicht dann trotzdem angezeigt, aber als gelöscht markiert sein und auf die Bestandberechnung keinen Einfluss haben.

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