Warum Excel keine gute Wahl für ein Kassenbuch ist

Weltweit ist Excel die bekannteste und beliebteste Tabellenkalkulationssoftware. Mit diesem Tool können Daten effektiv ausgewertet und verwaltet werden. Per Knopfdruck lassen sich sehr umfangreiche Datenmengen verarbeiten, hilfreiche Diagramme erstellen und eine Konvertierung von Datenbanken vornehmen. Angesichts dieser zahlreichen Funktionen sind nicht wenige dazu geneigt, auch das eigene Kassenbuch in Excel zu erstellen. Hiervon ist allerdings abzusehen, da andernfalls ein Streit mit dem Finanzamt vorprogrammiert ist.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

Bei der Führung eines Kassenbuchs kommt es entscheidend darauf an, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle machen kann. Konkret muss ein Kassenbuch folgende Bedingungen erfüllen:

1. Kassenaufzeichnungen sind geordnet, zeitgerecht sowie vollständig vorzunehmen

Dies bedeutet vor allem, dass Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten sind. Demnach genügt es nicht, die Geschäftsvorfälle lediglich einmal im Monat zu dokumentieren. Als geordnet sind die Aufzeichnungen im Kassenbuch dann anzusehen, wenn jeder Beleg eine Nummer erhält, welche auf dem Beleg wie im Kassenbuch vermerkt wird.

2. Keine Eintragungen ohne Beleg

Auch Bareinzahlungen oder Privateinnahmen auf das Girokonto sind einzutragen und zu belegen. Liegt hierfür kein externer Beleg vor, so ist ein Eigenbeleg zu erstellen.

3. Änderungen müssen sich nachvollziehen lassen

Jede Bewegung, die das Unternehmen in Bezug auf seine Kasse vornimmt, sollte sich im Kassenbuch widerspiegeln.

4. Kassensturzfähigkeit

Der Abgleich zwischen IST- und SOLL-Bestand soll zu jedem Zeitpunkt möglich sein. Zu einem negativen Kassenbestand darf es niemals kommen.

Kassenbuchführung mit Excel

Nicht wenige Betriebe versuchen diesen unliebsamen Verwaltungsakt durch den Einsatz von Excel zu vereinfachen. Wer seine Bareinnahmen und -ausgaben in Excel dokumentiert, geht allerdings ein hohes Risiko ein. Denn ein in Excel geführtes Kassenbuch ist grundsätzlich nicht GOB-sicher und würde demnach einer Betriebsprüfung nicht Stand halten. Der Grund hierfür ist ein Verstoß gegen den Grundsatz der Ziffer 3 (siehe oben). Schließlich lassen sich in Excel auch im Nachhinein Änderungen vornehmen, welche den Geldfluss nicht mehr nachvollziehbar machen. Weil es sich um ein "offenes" Programm handelt, können vorgenommene Aufzeichnungen auch nachträglich jederzeit verändert werden, ohne diese zu dokumentieren. Insoweit verstoßen solche Aufzeichnungen gegen die "Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS). Auch die Rechtsprechung hat durch das Niedersächsische Finanzgericht (Az.: 2 K 636/01) klar Stellung bezogen und wie folgt entschieden: "Elektronische Aufzeichnungen mittels einer Tabellenkalkulation (Microsoft Excel) reichen als Kassenbuch nicht, da sie nachträgliche Veränderungen durch Eingabe am PC zulassen, die nicht dokumentiert werden."

Folgen eines fehlerhaft geführten Kassenbuchs

Die Dokumentation per Excel ist als ein formeller Verstoß gegen die Form (Ordnungsvorschriften) der Buchhaltung zu werten. Demnach wird diese durch einen Betriebsprüfer verworfen und vom Finanzamt nicht anerkannt. Da die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung im Herrschaftsbereich des Steuerpflichtigen liegt, werden entsprechende Mängel grundsätzlich zu seinen Lasten ausgelegt. Fallen die Verstöße derart umfangreich aus, dass das Gesamtergebnis der Buchhaltung in Zweifel gezogen werden muss, so darf das Finanzamt Schätzungen vornehmen. Solche Schätzungen fallen kaum zu Gunsten des Betriebes aus und können im Einzelfall gar die Existenz des Betriebes gefährden. Denn nicht selten unterstellt der Betriebsprüfer viel höhere Gewinne, die dann entsprechend zu versteuern sind. Daneben kann dieser formelle Fehler auch zu Steuerstrafverfahren gegen den verantwortlichen Geschäftsführer oder Inhaber führen. In den letzten Jahren ist die Zahl der Schätzungen signifikant gestiegen, zumal sich die Qualität der Schätzungsverfahren durch den Einsatz moderner EDV deutlich verbessert hat.

Kassenführung mittels professioneller Softwarelösung

Grundsätzlich stellt es die Finanzverwaltung dem Unternehmen frei, das Kassenbuch statt handschriftlich auch mit Hilfe eines PCs zu führen. Dies ist deutlich angenehmer, nicht zuletzt auch deshalb, weil das Programm die Kassenbuchführung durch sinnvolle Features vereinfacht. Mein-Kassenbuch bietet Ihnen hierzu eine Lösung an. Diese lässt im Gegensatz zu Excel keine nicht nachvollziehbare Änderungen in den Eintragungen zu und werden demzufolge vom Betriebsprüfer anerkannt.

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