Das Kassenbuch

Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch gibt einen Überblick über den vorhandenen Bargeldbestand in einem Unternehmen. Doch so einfach ist es dann doch wieder nicht, denn ein Kassenbuch muss bestimmte Standards , damit Hinzuschätzungen des Finanzamts oder ein Anfangsverdacht zur Steuerhinterziehung vermieden werden. Dazu muss es zeitnah geführt werden. Das heißt, die Einträge müssen am gleichen Tag vorgenommen werden an denen Entnahmen oder Einlagen aus der Kasse beziehungsweise in die Kasse getätigt wurden. Es reicht also nicht aus, diese erst zu einem späteren Zeitpunkt in das Kassenbuch einzutragen. Das Führen eines Kassenbuches ist übrigens Pflicht und ergibt sich aus dem Paragraf 146 der Abgabenordnung sowie Paragraf 4 des Umsatzsteuergesetzes. Es existieren jedoch auch Ausnahmen, etwa wenn man den Gewinn nach der Einnahme-Überschuss-Rechnung ermittelt. In solchen Fällen muss der Kassenbestand durch andere Verfahren protokolliert werden. Der letzte Punkt ist der aktuelle Kassenbestand, nach den Ein- und Ausbuchungen der jeweiligen Beträge, welche eindeutig einer Buchung zugeordnet sind.

Welche Angaben müssen in einem Kassenbuch enthalten sein?

Wie bereits erwähnt, muss ein Kassenbuch verschiedene Angaben enthalten, damit es als korrekt geführt gilt. Diese sind zuerst einmal das Datum, die Buchungsnummer, der Buchungstext sowie der Betrag für Einnahmen oder Ausgaben in der Kasse. Zu beachten ist, dass die Buchungsnummer fortlaufend ist und zu jeder Buchung ein Beleg zum Beispiel eine Quittung oder ein Kassenbeleg vorhanden ist, welcher der Buchungsnummer eindeutig zugeordnet werden kann. Dies lässt sich sehr einfach erreichen, indem man auf den Belegen die jeweilige Buchungsnummer des Vorgangs aus dem Kassenbuch notiert. Außerdem muss das Kassenbuch den jeweiligen Umsatzsteuersatz sowie bei den Ein- und Ausgaben die Währung vermerkt sein. Dazu die Vorsteuer beziehungsweise Umsatzsteuer, die sich aus den Einträgen der Ein- und Ausgaben mit dem Steuersatz ergeben.

Gibt es eine Aufbewahrungsfrist für Kassenbücher?

Wie alle geschäftlichen Vorgänge unterliegt auch das Kassenbuch einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Die Aufbewahrungsfrist bei einem Kassenbuch sowie den dazugehörigen Belegen beträgt 10 Jahre. So können am 1. Januar 2014 alle Kassenbücher und Belege vor und aus dem Jahr 2003 vernichtet werden. Die Pflicht zur Aufbewahrung ist ebenfalls in der Abgabenordnung und Paragraf 169 festgelegt. Verstößt man gegen diese Pflicht, wird die Führung des Kassenbuches als fehlerhaft bewertet und das zuständige Finanzamt unternimmt eine Zuschätzung. Bei dieser Zuschätzung werden aufgrund der vorhandenen Daten die fehlenden Daten im Kassenbuch durch das Finanzamt geschätzt. In den meisten Fällen wirkt sich dies zu Ungunsten auf die Besteuerung des Unternehmens aus.

Weitere Fehler beim Führen der Kasse und wie ein Steuerberater helfen kann.

Vordergründig sieht es so aus, dass ein Kassenbuch recht einfach zu führen ist. Doch der Eindruck täuscht, denn ein Kassenbuch unterliegt sehr vielen und restriktiven Einschränkungen. Neben den bereits erwähnten Pflichtangaben sowie die Pflicht zur Aufbewahrung gibt es noch weitere Fehlerquellen. So darf ein Kassenbuch nicht rechnerisch geführt werden, es enthält also nur die Ein- und Ausgänge mit dem jeweiligen Bestand der Kasse. Auch müssen Bestände aus Nebenkassen in das Kassenbuch mit einfließen. Des Weiteren muss es chronologisch also in aufeinanderfolgenden Tagen geführt werden. Alle diese Fehlerquellen führen dazu, dass ein Kassenbuch durch das Finanzamt als nicht korrekt geführt eingestuft wird und eine Schätzung der Steuerlast vorgenimmt. Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich das Kassenbuch schon frühzeitig und regelmäßigen von einem Steuerberater kontrollieren zu lassen. Auf diese Weise lassen sich Probleme mit dem Finanzamt im Zusammenhang mit der Kasse bereits im Vorfeld vermeiden.